چطور CRM در بهره وری منابع انسانی کمک میکند؟
آیا می‌دانید CRM چگونه به بهره‌وری منابع انسانی کمک میکند؟ و یا اینکه نقش CRM در بهره وری منابع انسانی چیست؟ مدیریت ارتباط با مشتری و یا همان CRM یک بخش جدایی ناپذیر از هر کسب‌وکار موفق به شمار می‌رود که به تمامی مشاغل و سازمان‌ها کمک میکند تا بتوانند به یک درک درست از نیازها و ترجیحات مشتریان خود برسند.
نقش سیستم CRM در بسیاری از سازمان‌ها دارای اهمیت بسیار زیادی است و به کار بردن آن موجب می‌شود تا بخش‌های متفاوت یک مجموعه و یا سازمان به شکل موثرتری با یکدیگر در ارتباط بوده و تعامل و ارتباطات قوی‌تر و بهتری نیز با مشتریان برقرار نمایند.
همان‌طور که می‌دانید یک سازمان عمدتا از بخش‌های مختلفی از جمله منابع انسانی، تیم فروش، گروه حسابداری، فناوری اطلاعات و موارد دیگری از این قبیل تشکیل شده است که تمامی این بخش‌های مکمل یکدیگر هستند. به همین دلیل نیز ایجاد تناسب و هماهنگی بین آن‌ها و تبادل ساده‌تر اطلاعات با کمک CRM باستانی دارای اهمیت بالایی بوده و روند توسعه کسب‌وکارها را نیز تسریع می‌بخشد.
در دنیای امروزی مدیریت کردن صحیح و اصولی منابع انسانی چالش بسیار مهمی برای تمامی مدیران و شرکت‌های مختلف به شمار می‌روند که سی آر ام باستانی راه حلی برای این مشکل است، اما نقش CRM در بهره وری منابع انسانی چگونه است؟ در ادامه این مطلب این موضوع را برای شما بررسی خواهیم کرد.
8 کاربرد CRM در بهره‌وری منابع انسانی
امروزه علاوه بر استفاده از استراتژی فروش مختلف، سازمان‌ها از CRM نیز استفاده زیادی می‌کنند. نقش CRM در بهره وری منابع انسانی بسیار موثر بوده که در ادامه قصد داریم به چند مورد از مهم‌ترین آن‌ها اشاره کنیم.
1. خودکار شدن کارهای تکراری
اولین و مهم‌ترین نقشی که CRM در بهره وری منابع انسانی دارد این است که تمامی کارهای تکراری را به حالت خودکار و یا اتوماسیون تبدیل میکند. به طور کلی در هر سازمانی روزانه تعداد پرسنل بسیار زیادی زمان زیادی را برای انجام کارهای بیهوده و البته تکراری مانند پرینت کردن فرم‌ها، ارسال کردن ایمیل و یا پیامک مناسب به منظور خوش‌آمدگویی، ارسال کردن دستورالعمل‌ها، ثبت کردن اطلاعات تماس، رد کردن گزارش‌های مختلف پرسنلی، وارد نمودن داده‌های مربوط به پرسنل انجام تمامی فرآیندهای استخدامی، بازنشستگی و امور بسیار زیادی دیگری از این قبیل صرف می‌کنند.
این اقدامات اهمیت زیادی دارند اما هر سازمان برای موفق شدن باید برای مدیریت زمان انجام این نوع از کارها، راه‌ها و روش‌های موثری در نظر داشته باشد. از جهتی دیگر بسیاری از این کارها ثابت بوده و به خلاقیت و یا اقدام خاصی نیاز ندارند و به همین دلیل نیز استفاده از سی آر ام باستانی می‌تواند بسیار کاربردی باشد. در واقع این نوع سیستم علاوه بر اینکه سرعت بسیاری از امور را افزایش می‌دهد و به شما کمک میکند تا مدیریت زمان بهتری داشته باشید، موجب کاهش خطاهای احتمالی نیز می‌شود. در واقع برای استفاده از نقش CRM در بهره وری منابع انسانی در این مورد کافی است تا برای یک‌بار تمامی فرآیندهای مربوط به گردش کار را ثبت کنید تا پس از پیاده‌سازی آن‌ها توسط کارشناس، کارها به صورت کاملا سیستمی و اتوماتیک انجام شوند.
2. ساده‌سازی تمامی فرآیندهای پرسنلی
دیگر کاربرد CRM در بهره وری منابع انسانی این است که تمامی فرآیندهای پرسنلی را کاملا ساده میکند. از جمله فرآیندهای پرسنلی می‌توان به استخدام و یا خارج شدن نیروها، ارتقا دادن کارکنان، حساب کردن حقوق و دستمزدها، گزارش گرفتن از ورود و خروج و یا غیبت و مرخصی گرفتن و تغییر دادن وضعیت پرسنل اشاره کرد که همگی کارهای بسیار وقت‌گیر به شمار می‌روند.
علاوه بر وقت‌گیر بودن این کارها نباید همراه با خطا باشند چرا که اصلاح کردن آن‌ها ممکن است انرژی و زمان بیشتری از پرسنل بگیرد. نقش CRM باستانی در بهره وری منابع انسانی در این امر این است که از تمامی این نوع مشکلات جلوگیری کرده و به کارها سرعت می‌بخشد که جهت کمک کردن از سیستم در این امور باید از بخش ماژول و یا افزونه منابع انسانی در CRM استفاده کنید. در این صورت باید برای هر یک از فرآیندهای مورد نظر خود می‌توانید با چند کلیک ساده تمامی اقدامات بالا را به راحتی انجام دهید
3. ساده‌سازی فرآیند آموزش پرسنل
از جمله وقت‌گیرترین کارها پس از اینکه نیروی جدیدی را استخدام کنید این است که روال کار و فرآیند انجام آن‌ها را به نیروی جدید آموزش دهید. برای اینکه بتوانید این زمان را به کمترین مقدار تبدیل کنید نباید از نقش CRM در بهره وری منابع انسانی غافل شوید. در واقع شما با کمک بخش داکیومنت سازی و یا همان درخت دانش که در سیستم CRM باستانی وجود دارد می‌توانید زمان آموزش پرسنل را به حداقل زمان ممکن برسانید.
برای این امر کافی است که فقط یک‌بار برای همیشه تمایم آموزش‌های مربوط به نیروهای جدید را به شکل متن و یا ویدیو جمع‌آوری کنید و سپس آن‌ها را در بخش مربوطه قرار دهید و از پرسنل جدید خود درخواست کنید تا آن‌ها را به طور دقیق مطالعه و اجرا نماید.
4. ثبت کردن اطلاعات پرسنل در سیستم
احتمالا می‌دانید که یکی از مهم‌ترین و محرمانه‌ترین اطلاعات در هر سازمانی همان اطلاعات پرسنلی است. در اغلب سازمان‌ها به صورت فیزیکی بایگانی و ذخیره می‌شود و در صورتی که نیاز باشد به افراد مربوطه تحویل داده می‌شود. اما این روش علاوه بر اینکه فضای زیادی لازم دارد، بسیار وقت‌گیر نیز می‌باشد. از جهتی دیگر دسترسی به اطلاعات مربوطه برای مدیران ارشد کار ساده‌ای نبوده و گاهی ممکن است بسیار زمان‌بر نیز باشد.
نقش CRM در بهره وری منابع انسانی این است که می‌توانید از ایجاد مشکلات متعددی در زمینه اطلاعات پرسنل خودداری کنید. در واقع شما می‌توانید برای از بین بردن این مشکلات از قابلیت ثبت کردن اطلاعات در سیستم CRM بهره ببرید. در این صورت نیازی به بایگانی کردن اطلاعات به صورت فیزیکی نخواهد بود و حتی می‌توانید در هر لحظه که تمایل دارید از آن‌ها گزارش کامل و دقیقی دریافت کنید. بنابراین بسیار مهم است که شما علاوه بر استفاده از جدیدترین استراتژی فروش سعی کنید برای انجام کارها نیز مدیریت زمان درستی داشته باشید.
5. ایجاد پایگاه اطلاعات کامل و جامع
یکی دیگر از نقش CRM در بهره وری منابع انسانی این است که یک پایگاه اطلاعات کامل و جامعی در اختیار شما قرار می‌دهد. در این صورت می‌توانید هر نوع اطلاعات پرسنلی و یا ارتباط پرسنل با مشتریان را در یک مکان گردآودی کرده و دیگر به پیگیری و دخالت دیگر افراد نیازی نخواهید داشت. این مورد البته همان‌طور که احتمالا می‌دانید از درگیری احتمالی میان کارکنان بخش‌های مختلف و عدم همکاری واحدهای سازمانی جلوگیری میکند.
6. مدیریت زمان پرسنل بخش‌های مختلف
مدیریت ارتباط با مشتری و یا CRM موجب می‌شود شما بتوانید کنترل بیشتری بر روی زمان پرسنل خود داشته باشید. در این صورت می‌توانید به جای درگیر کردن پرسنل با کارهای وقت‌گیر دیگر از آن‌ها برای انجام کارهای مهم‌تر کمک بگیرید که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- فعالیت‌های مختلف دیگری به پرسنل خود سپرده و با دقت به فعالیت‌های قبلی که انجام داده‌اید یک مدت زمان مشخصی برای آن‌ها در نظر بگیرید.
- می‌توانید برای کارهای مختلف به شکل سیستمی زمان در نظر بگیرید و با گزارش گرفتن از نرم‌افزار، تعداد کارهایی که با تاخیر انجام شده و یا کارهایی که انجام نشده‌اند را به راحتی شناسایی کنید.
- پرسنل می‌توانند زمان استفاده شده برای انجام هر فعالیت را در سیستم ثبت کنند و شما بتوانید به شکل روزانه و یا حتی هفتگی یک گزارش کاملی از نحوه عملکرد آن‌ها داشته باشید.
- درخواست‌های مربوط به مرخصی پرسنل را نیز می‌توانید به صورت آنلاین دریافت کنید. پس از آن با توجه به تعداد مرخصی‌های قبلی و تقویم کاری اقدام به تایید و یا لغو آن‌ها کنید.
- از جمله دیگر نقش CRM در بهره وری منابع انسانی این است که شما می‌توانید از سیستم خود گزارش کار مختلفی بگیرید و با تجزیه و تحلیل کردن آن‌ها چگونگی بکارگیری پرسنل و فعالیت‌ها را نیز تعیین کنید تا بدین‌گونه بهره‌وری آن‌ها پیشرفت چشمگیری داشته باشد. این مورد به ویژه برای افرادی که به عنوان بازاریاب مشغول به کار هستند می‌تواند بسیار مفید باشد و همچنین می‌تواند انگیزه در فروش کارکنان را افزایش دهد.
- ارتباط بین پرسنل یا بخش های مختلف به شما کمک می کند که تمامی موارد در CRM ثبت گردد و دستیابی و نظارت به نظر ها و صحبت ها داشته باشید.
7. افزایش احساس رضایت پرسنل
دیگر نقش CRM در بهره وری منابع انسانی این است که موجب افزایش احساس رضایت پرسنل می‌شود. هم چنین باعث فراموش نشدن کارها، ارتباطات، پیگیری ها و … می شود. به هر میزان که یک پرسنل از سازمان مورد نظر رضایت داشته باشد احتمال افزایش مدت همکاری نیز وجود دارد. در ادامه نقش CRM در بهره وری منابع انسانی و افزایش احساس رضایت در پرسنل را برای شما بررسی می‌کنیم:
● بهبود کیفیت ارتباط و همکاری
سیستم CRM نوعی پلتفرم جامع است که به تمامی پرسنل شما این امکان را می‌دهد تا از اطلاعات و ابزارهای لازم برای ارائه بهترین عملکرد را داشته باشد. این امر علاوه بر اینکه موجب بهبود ارتباطات در بین تمامی پرسنل و بخش‌های سازمان می‌شود، مشتری مداری را نیز در کارکنان تقویت میکند.
● توانمند کردن کارکنان
دیگر نقش CRM در بهره وری منابع انسانی این است که به کارکنان ابزارهایی ارائه می‌دهد تا بتوانند با کمک آن به صورت کاملا مستقل و کارآمد فعالیت داشته باشند. این امر موجب افزایش انگیزه و همچنین تعهد کارکنان می‌شود. همچنین با به اشتراک قرار دادن منابع آموزشی مختلف آن‌ها هر روز توانایی بیشتری پیدا خواهند کردن و علاوه بر آن انگیزه در فروش بیشتری نیز پیدا خواهند کرد.
● سپاس‌گذاری از عملکرد خوب پرسنل
با کمک این سیستم شما می‌توانید به صورت دوره‌ای یک گزارش کلی از کارکنان را دریافت کنید و اقدام به ارزیابی و تحلیل آن کنید و در نتیجه به کارکنان دارای عملکرد مناسب و مشتری مداری خوب پاداش بدهید. این امر می‌تواند برای افزایش رضایت و همچنین تعهد پرسنل تاثیر بسیار زیادی داشته باشد.
8. جلوگیری از وارد کردن اطلاعات تکراری
از جمله خطاهایی که در تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار تکرار می‌شود می‌توان به وارد کردن چند باره اطلاعات تکراری اشاره کرد. از جمله نقش CRM در بهره وری منابع انسانی می‌توان به این امر اشاره کرد که از بروز این نوع خطاها جلوگیری میکند. در واقع کافی است که یک‌بار مشخصات ثابت مانند شماره محصول و یا مواردی از این قبیل را وارد سیستم کنید، پس از آن تمامی رکوردهایی که به آن مربوط می‌شود را می‌توانید مشاهده کنید.
جمع‌بندی
در این مقاله سعی بر این بود که شما را با نقش CRM در بهره وری منابع انسانی آشنا کنیم. دقت کنید که امروزه روش‌های مختلفی برای افزایش فروش و توسعه کسب‌وکار استفاده می‌شود که از جمله آن‌ها می‌توان به قیف فروش و یا استفاده از نرم‌افزار CRM باستانی اشاره کرد. دقت کنید که امروزه نرم‌افزار CRM در هر سازمانی قابل استفاده بوده و نقش بسیار موثری بر بهره‌وری منابع انسانی دارد.
درخواست مشاوره و خرید
