هزینه و درآمد دو عامل اصلی هستند که وضعیت مالی هر کسب‌وکار را تعیین می‌کنند. ثبت دقیق هزینه‌ها و درآمدها در یک سیستم حسابداری نه تنها به کسب‌وکار کمک می‌کند تا وضعیت مالی خود را به‌طور صحیح ارزیابی کند، بلکه این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، گزارش‌دهی مالی و ارزیابی عملکرد مالی نیز ضروری هستند. هر کسب‌وکاری باید بتواند تمام هزینه‌ها و درآمدهای خود را با دقت ثبت و پیگیری کند تا از تحلیل‌های دقیق‌تر مالی، مدیریت بهینه منابع، و تصمیم‌گیری‌های مؤثر بهره‌برداری کند.

هزینه‌ها در حسابداری شامل تمام مصارفی هستند که یک کسب‌وکار برای تولید کالا یا خدمات خود متحمل می‌شود، مانند هزینه‌های تولید، اجاره، دستمزد کارکنان، هزینه‌های اداری و عملیاتی، و هزینه‌های عمومی و فروش. از سوی دیگر، درآمدها به مبالغی اطلاق می‌شود که کسب‌وکار از فروش کالا یا خدمات به‌دست می‌آورد. بدون ثبت دقیق این دو مولفه در سیستم حسابداری، امکان تحلیل وضعیت مالی کسب‌وکار، تهیه گزارش‌های مالی معتبر مانند صورت سود و زیان، و انجام برنامه‌ریزی مالی دقیق وجود نخواهد داشت.